Get Ablage: Die Organisation der Information PDF

By Margit Gätjens-Reuter

ISBN-10: 3322853438

ISBN-13: 9783322853431

ISBN-10: 3409191062

ISBN-13: 9783409191067

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Der sanfte Zwang, der durch die Kombination von sinnvoll begrenztem Platzangebot und Beachtung der AktenfluB-Schemen ausgeiibt wird, ist jedoch die einzige Moglichkeit, urn nicht langfristig im Meer der Akten zu ertrinken. Was die Akzeptanz dieses Vorgehens durch die Mitarbeiter betrifft, spielen verschiedene Faktoren eine Rolle. Ganz wichtig ist, daB die Mitarbeiter von Anfang an an der Entwicklung mit beteiligt sind und selbst die Inhalte der AktenfluB-Schemen be stimmen. Wichtig ist auch, daB eventuelle zusatzliche Mobelanforderungen nicht kategorisch abgeschmettert werden, sondem daB anhand der AktenfluB-Schemen die Berechtigung dieser Forderung gemeinsam mit dem Mitarbeiter gepriift und das Problem gelost wird.

Am Anfang war den einzelnen Abteilungen und Gruppen jeweils ein bestimmter Platz in den Schriinken zugewiesen worden. Nach kurzer Zeit hielt sich jedoch niemand mehr daran, die Unterlagen standen kreuz und quer durcheinander. Der geforderte schnelle Zugriff war bald nicht mehr gegeben. Je voller die Schranke wurden, desto langer dauerte es, bis man etwas wiederfand, und schlimmer, manchmal fand man etwas iiberhaupt nicht mehr. Da die Zwischenregistraturen nicht kontrolliert wurden, wurden Akten daraus in die Arbeitsraume mitgenommen und nicht mehr zuriickgebracht, so daB sie bei den eigentlichen Absendem als verschollen galten, obwohl sie im Nachbarbiiro im Schrank standen.

Andererseits erreicht man auf diese Weise noch keinen groBen Rationalisierungseffekt, da Ablagearbeiten immer noch auf alle oder viele Mitarbeiter verteilt sind und da innerhalb der jeweiligen Zwischenregistratur keine Gesamtiibersicht besteht, also auch eine ZusammenfUhrung von Mehrfachablagen kaum moglich ist. Auch der AktenfluB ist nicht gesichert, wenn die Verantwortung auf so viele verteilt ist. Sicher, wenn der jeweilige Ablagebereich voll ist, muB die Gruppe wohl oder iibel ausmisten, verlagem oder vemichten.

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Ablage: Die Organisation der Information by Margit Gätjens-Reuter


by Christopher
4.3

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